¡Bienvenid@ al Mini Curso "Productividad en Tiempos de Distracción"!
A través de este curso aprenderás:
- Identificar las situaciones que te impiden ser más productivo.
- Estrategias para fluir a través de las distracciones.
- Definir qué es ser productivo para ti.
La idea es que puedas completar este curso en una hora y a partir de ahí, aplicar las técnicas y darles tu estilo, encontrar lo que te funciona para tener una vida productiva y feliz.
¿Qué situaciones te impiden ser más productivo?
Termina el día y estás exhausto. Revisas tu lista de pendientes y es poco lo que has logrado. Nos sentimos frustrados (¡con toda razón!) porque no hay forma de que el día alcance.
Iniciemos por lo básico, el número de distracciones que tenemos es tan alto que nuestra capacidad de atención antes de encontrar algo que nos distraiga es de sólo ¡8 segundos!
Lo has vivido, estás tratando de redactar ese correo y aparece una notificación de whatsapp, de Instagram, una llamada de tu madre, un mensaje en el grupo del colegio, el compañero que se sienta en tu escritorio a contarte del fin de semana...y la lista sigue.
Por eso las herramientas que tenemos disponibles como la agenda, la lista de taras pendientes, el calendar ya no son suficientes.
Cada vez que nos interrumpen, nos toma 20 minutos volver al punto donde estábamos antes de ser interrumpidos. Con razón cada día nos quedan tantas cosas por hacer aunque al final del día nos sentimos agotados.
Ejercicio 1: Hagamos un mapa de prioridades.
Toma lápiz y papel.
1. Haz una lista de las cosas más importantes para ti, considera todo: Familia, Salud, Dinero, Trabajo, Carrera profesional, Relaciones, Diversión, Religión (Dios), etc.
2. Haz una segunda lista, ahora colocando en orden las áreas a las que más tiempo les dedicas diariamente.
3. Ahora compara ambas listas.
Nuestras acciones hablan más alto que nuestras palabras. Esas áreas a las que más tiempo les dedicas son las más importantes en este momento para ti.
No me malinterpretes, claro que Dios y tu familia son muy importantes. Pero en este momento, tus acciones demuestran que tu tiempo (y quizás tu dinero) están en otras áreas.
4 Estrategias para Fluir a través de las Distracciones
1. Trágate un sapo vivo cada día.
Estar frase es del libro "Tráguese ese sapo" de Brian Tracy y cuando hablamos de sapo se refiere a esa tarea tediosa, aburrida, pesada que te cuesta hacer pero que sabes que tienes que hacer.
a) Identifica diariamente cuál es esa tarea horrible que te toca hacer (una llamada, responder un correo, hacer un informe, visitar un cliente, un análisis de causa-raíz, etc.).
b) Hazla de inmediato como tu primera acción del día. Trágate el sapo de desayuno temprano en la mañana.
Te sentirás aliviado y ninguna otra tarea será tan terrible como esa por lo que el resto del día debería fluir como un regalo.
¿Qué es eso que has estado posponiendo día tras día porque, aunque sabes que tienes que hacerlo, no lo quieres hacer? Si son varias cosas, haz la lista y desayuna con un sapo de esos cada día por los próximos días.
2. Ley de Parkinson.
La ley de Parkinson nos dice que hacer una tarea nos tomará tanto tiempo como tengamos disponible para hacerla.
Recuerda la escuela o la universidad, sabías desde inicios del semestre que tendrías que entregar un trabajo al final; pero no es hasta la última semana que inicias a hacerlo sacrificando incluso tus horas de sueño.
¡Da igual que hubieses tenido seis meses o una semana! De todas formas lo ibas a hacer en los últimos días.
Para aplicar la ley de Parkinson diariamente asegúrate de que tú (y tu equipo, si supervisas) tengan fechas límites de entrega para todo y alguien que dé seguimeinto a esas entregas.
Si sientes que dominas eso, entonces puedes comenzar a apretar los tiempos. Si podías lograr una meta en tres meses, probablemente puedes lograrla en un mes. Estírate y coloca fechas más retadoras, mira tu recursividad y...la ley de parkinson en acción!
3. Matriz de Eisenhower.
Dwight Eisenhower fue un reconocido Líder del Ejército y Presidente de los Estados Unidos. Considerado un modelo de productividad, Eisenhower creó la matriz de "lo Urgente y lo Importante".
Ejercicio 2
a) Crea una lista con todos los pendientes que tienes a nivel personal y profesional. No dejes nada fuera, vacía tu mente.
b) Clasifica cada una de las tareas en uno de los cuadrantes de la matriz.
c) Revisa nueva vez qué cosas puedes eliminar de la lista.
4. Pomodoro Technique: Técnica para el enfoque.
a) Coloca tus electrónicos en "modo avión" por los próximos 25 minutos.
b) Inicia esa tarea y dedícale sin interrupciones esos 25 minutos.
c) Deja la tarea por 5 minutos y aprovecha para estirarte, revisar el celular, llamar o recibir a alguien.
d) Vuelve a retomar 25 minutos más y repite hasta completar una hora. Cuando tengas una hora, toma 20 minutos de descanso.
d) Repite las veces que sea necesario hasta completar la tarea.
Ser Productivo...
No es hacer muchas cosas a la vez, ni hacer la mayor cantidad de cosas en el día. Es cumplir aquellas que nos hacen sentir que el día valió la pena; finalmente estamos marcando cosas en nuestra lista de pendientes que nos hacen sentir que podemos movernos a algo más.
En resumen:
Hiciste tu mapa de prioridades y la reflexión de qué tan coherente están siendo tus acciones con esas prioridades.
Identificaste los sapos que debes tragarte lo antes posible y ya tomaste uno para el desayuno.
Conoces la ley de Parkinson y has puesto fecha para tragarte cada sapo que tienes pendiente.
Has definido prioridades a través de la Matriz de Eisenhower y sabes qué debes atender primero. Con suerte también identificaste cosas que puedes delegar en otros y algunas tareas incluso fueron eliminadas.
¡Felicidades! Has dado un paso importante para tener una vida más productiva.
Ahora, ¿Qué sigue?
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Puedes ver mis ideas y reflexiones en Instagram @florcabreracoah.
